荷兰反签签证和出生证明的双认证办理指南

文章目录
  1. 1. 一、出生证明的双认证
    1. 1.1. 1.1 所需材料
    2. 1.2. 1.2 办理公证
    3. 1.3. 1.3 办理单认证
    4. 1.4. 1.4 办理双认证
  2. 2. 二、签证
  3. 3. 三、总结
    1. 3.1. 3.1 双认证
    2. 3.2. 3.2 签证

如果没有什么意外的话(别给自己插旗啊),我八月就要到 TU/e 开始研究生生涯了。在此特别感谢村长。

本日志记录了在拿到 conditional acceptance 之后,剩余的手续(主要是签证和双认证)的办理过程。注意今年是2016年,我在北京的荷兰大使馆办理,其余地区(广州、重庆、上海领区在对应领事馆)也应该差不多。

办理时参考了这篇帖子和村长给的3+2后续手续攻略,不过我碰到的情况和二者都不一样(时间不同、所需材料不同),所以在此记录我自己的版本。


一、出生证明的双认证

1.1 所需材料

注:1996年1月1日开始,全国启用了统一出生医学证明,所以所需材料会简单很多。我是1994年出生的,所以就多了几步;虽说这些内容也用不了多久了,不过能惠及后人就好。

由于 MVV 学生签证从办理后计只有90天有效期,所以到达荷兰后要在荷兰当地市政厅办理临时居住许可(VVR)。办理这个许可时需要出生证明,而中国学生的出生证明需要佐证材料

出生时间所需材料
1996年3月1日之前
  1. 经认证的出生公证书;
  2. 三种依据材料之一:
    1. 父母户口本所记载的申请人出生情况;
    2. 医院出具的**明确注明可用于办理户口的**出生证;
    3. 出生地公安局/派出所出具的申请人出生证明。
  3. 申请人所在的完整的户口本的公证书。
1996年3月1日和之后
  1. 出生医学证明原件(带至荷兰);
  2. 该证明的公证书。

注意:

  1. 办理的公证处必须有涉外公证办理资格;
  2. 所有公证材料都需要公证处进行翻译,附于公证书内;
  3. 翻译内容应该是“一比一”的,所有出现的中文文字内容都需要有对应的翻译,包括证件附注、印章等。

1996年3月1日前出生的同学,准备材料总结如下:

情况 所需材料(选项)
已迁户口、家庭户口本登记出生 1、出生公证;2、家庭户口本复印件三十三式公证;3、户口卡公证。
已迁户口、医院的证明可报户口 1、出生公证;2、出生证公证;3、户口卡公证。
已迁户口的其他情况 1、出生公证;2、公安局/派出所出具证明的公证;3、户口卡公证。
未迁户口 1、出生公证;2、家庭户口本复印件三十三式公证。

注:

  1. 三十三式公证为“复印件与原件相符,且原件属实”,三十五式公证为“复印件与原件相符”,明显三十三式更严格,且公证处责任更大。有些公证处默认开三十五式公证,这是不符合要求的。如果不放心,就提醒开三十三式,手续其实是一样的。
  2. 出生公证和户口卡公证都有固定格式,在公证处会有专门的类别;
  3. 户口卡公证和出生证公证都是非实体公证,办理的时候携带的材料和三十三式公证相同;
  4. 出生公证是实体公证,和出生证公证是两个概念,一定要注意。

所以在二月末拿到 conditional acceptance 之后不要太急着去办认证,因为公证书是有时效的,出生证明是六个月。但是要小心,接下来的整个过程要花费半个月到一个月的时间。

1.2 办理公证

第一个是户口卡公证。如果户口在学校,就去学校管理户籍的部门申请借出户口卡,一般就能拿到,是一张蓝色的小纸条。拿到户口卡后复印至少两份,后面办签证还会用到。注意有借有还。如果不在学校,做户口本的公证即可。

第二个是出生公证。如果户口在学校,在借户口卡的时候工作人员问明目的是公证后提供材料(我们是提供父母的身份证复印件和自己的学生证)会同时开给公证处的介绍信。如果不在学校……网上应该有说明的。

第三个是其他材料的公证。这就需要相应的材料原件和复印件

准备好以上材料后,再带上两张两寸照片身份证现金,就到公证处办理对应的公证吧。公证费用是有规定的,我的三项公证包括翻译在内一共花了400大洋。

这一步要注意,领到公证书后要仔细核对:

  1. 待证明文件内容;
  2. 证词;
  3. 翻译;
  4. 装订顺序(文件→证词→翻译)。

公证的周期能抵得上外交部认证和使馆认证两项的总周期,所以尽量不要在这个地方出岔子,否则一旦离开了公证处,基本上就是要重新申请办理了。

幸好我办理(在海诚公证处,学校介绍信中指定的)时见到的所有人都很好。首先是一个胖大姐,当时我去的时候我已经排在了涉外公证队伍的倒数第二个,轮到我的时候离停止接待时间(16:30)已经过了快一小时,前面还有一位从美国回来的华侨“在美国怎么怎么样,这里为什么就不能办”地磨嘴皮子磨了很久,到我的时候尽管压力很大还是很友好地进行了询问、材料审核等所有手续。然后是负责出文件的妹子,第一次我领到公证书后对出生证公证中的“凭此证可以申报户口”未翻译表示疑惑,她看到(她的办公室正对着为我办公证的公证员的办公室门,后者一直不在,我站在门前翻公证书)后把我叫了进去,听了问题后帮我问了翻译,一个胖胖的青年人。虽然翻译的“去荷兰的这一段通常不用翻译”这句话把我坑惨了,但是他指出出生证明的公证书上需要贴照片(所以我才提醒各位准备);然后妹子就定了第二天处理的时间,第二天再去,直接找妹子把照片贴了盖了钢印。第二次是因为少了上面那句话被大使馆退回来之后(工作人员说加上这一段应该就行了,让我回公证处重出公证书),我再来到公证处,同样是在门口站着就被叫进去了,而且她还准确地抽出了存档。听了我的叙述后,她微笑着说“好吧,我们遇到过很多被大使馆以各种理由退回来的”,确认原件之后重新复印(我当时排队复印了,但是看起来效果不好所以她拿着跟复印的工作人员说要印得浅一点)、联系翻译、当场出新的公证书,我遵从“在这里等一下”的指示就一直在办公室里坐着看城区地图都有些不好意思了。说了这么多,我的意思就是,虽然之前说“基本要申请重新办理”,但是如果碰到非常放心的公证处,就非常幸福了。特别是后面这位妹子帮我省了一周的时间哪,这样我才能在户口卡被学校回收前办理完出生证明的双认证,否则我办到一半就得放弃所有进度回广州重新开始了,包括签证也得重来。所以说这几位都是恩人。

1.3 办理单认证

在领取了三份公证书之后,真正的跑腿开始了。首先到当地的外事处提交外交部认证申请。外地的外事处一般在省会城市,然后它们会统一将文件发送至北京,办理完后发回,所以离省会越近、离北京越近办理速度会越快。

在北京办理这一项的地方在茂发国际旅行社认证部,位置在朝阳区三丰北里(外交部南街)6号楼悠唐青年公寓6层,地铁站2号线朝阳门站A口往南走的方向,在大大的“UTOWN”标志后的那一栋楼,消防站北边、外交部正东,从朝西开的一扇不太起眼的门进去。虽然名字听起来是一个民间机构,但这里可是外交部服务中心直属的,是正规机构。

茂发国际旅行社认证部入口

进去后不需要预约、取号,看着哪位工作人员有空直接去办理就可以了。急件办理时间为三个工作日,实际上是:

办理时间 取件时间
-09:00 第二个工作日10:00后
09:00-11:30 第三个工作日10:00后
13:30-17:00 第三个工作日13:30-17:00

例如,我在星期二早上十点后办,则星期四早上十点后就能取了。

这里要跟工作人员说清楚做单认证、加急,费用为150元/件。平件办理时间为一周,费用为75元/件。(哇,与4年前相比,没涨价……)单认证的好处是时间可控,如果在这里申请双认证的话,完成时间是不定的。据说双认证时间在一周到两周不定,不过其实如果是全自己跑的话一周就可以了,所以自己稍微辛苦点吧。

办理完后,在公证书的最后一页背面会贴上一张特制防伪贴纸,上面有外交部领事司一等秘书的签名和领事司的印章,证明公证书上公证员的签名(印章)属实。注意:这不保证公证书的有效性,仅保证其真实性。

1.4 办理双认证

接下来就该去荷兰使领馆了。在北京的荷兰大使馆位置在地铁10号线亮马桥站D口往东南走,使馆街(亮马桥南路)紧邻着联合国大楼西侧的就是。办理文件认证需要预约,详见荷兰大使馆的说明,注意领区划分。办理时间是周一至周五(节假日除外),09:00-12:00、14:15-16:00。

准备材料:身份证和护照(门卫用来验证)、预约结果的打印件、待使领馆认证的已经过外交部认证的公证书(门卫要检查)。

进去的时候要先告知门卫来意,如果他不知道如何处理,会叫出一位值守的工作人员。总之放轻松点就好了。进门(门口招待处一般没人,轻轻开门进去)后右手边就是一个取号机,取号后往下进门后正前方的楼梯,到休息区等待叫号即可。办理需要四个工作日(周一办,周四取),每一份文件190大洋。(受汇率影响,比四年前降价了……)注意取件时间是办理完成那天的13:30-14:00,过期不候。

办理好后公证书后会加上与外交部的贴纸类似的荷兰大使馆的贴纸。注意:这不保证公证书的有效性,仅保证其真实性。

推荐文件认证和签证一起办,可以少跑一次。

二、签证

签证就简单多了。由于学校已经启动了申请程序,所以签证是反签(MVV-REF),只需要等待学校发的签证批准(转自 IND)的邮件即可。之前的手续就不说了,学校在确认邮件中或者是网站上应该是写明的。

得到批准邮件后,向使领馆发一封邮件,北京就发往 pek-visa@minbuza.nl。邮件内容大概是这样的(不怕献丑,我把我发的格式贴出来):

Dear officer,

My name is XX XX and I have been admitted into Some University XXX Master program. I received an email from Some University stating that my application concerning my visa to the Netherlands has been approved and my visa has been sent to the Dutch Embassy in Beijing. My Vnumber is 0000000000.

The key information required on the web page is as follows.

  • Full name: XX XX
  • Gender: Male
  • Birth date: 1st January, 1994
  • Admitted by: Some University

Hence I’m emailing to confirm when I can go to collect my visa.

Thank you!

理论上应该会收到一封自动回复的邮件,内容是这样的:

Please note that your request for a visa appointment or general information on visa procedures is no longer answered by the Embassy. You are kindly requested to contact TLScontact directly:

Call within China: 400 625 6622

Call from overseas: +86 21 60168681

我收到的时候还真给这个号码打了电话,不过这就是一个自动转接台,而且主要是用来办预约的,还得知道自己的申请号(反签没有申请号,不是 Vnumber),也没什么用。到下一个工作日,应该就能收到答复邮件:

Dear XX XX,

Please find attached your MVV approval letter.

附件就是一个 DOC 文档(小小吐槽一下,PDF 比较专业啊),是给你的正式批准信。到这一步就可以准备前往使领馆领取了。以下材料都可以在荷兰大使馆的临时居留签证长期学生签证页面找到。

继续进入预约系统(和文件认证是同一个)预约签证办理业务,并准备材料:

  1. MVV 申请表,这张表是可以在 Adobe Reader 中填大部分信息的,最后别忘了打印、签名;
  2. 两张 35 mm × 45 mm、白色背景的签证照,具体要求见文件说明
  3. 护照(至少有一页签证页可用)、护照信息页的复印件;
  4. 户口本(与父母的信息页)的公证书(带翻译)的复印件,或户口本原件和其有内容页的复印件,或户口卡的公证书(带翻译)的复印件;
  5. 签证批准信(使领馆发来的邮件中的附件)。

带好之后前往使领馆递交材料即可。费用方面,在申请签证的时候学校已经代收并交付给了 IND 了,取签证不需要收费。办理时间在3-4工作日,不过不管什么时候办理,都是在办理时间之后的周五13:30-14:00取

特别提醒一下签证办理时间的选取问题。拖延症救了我一命。TU/e 的 MVV 签证批准通知中关于时间的部分是这样写的:

Once the IND (Dutch Immigration Service) has approved your visa you will have 90 days to enter the Netherlands. After entering the Netherlands you will have another 90 days to pick up your residence permit. The residence permit will be ready at (the end of August/beginning of September if you start your studies at TU/e at the beginning of the first semester and at the end of January/beginning of February if you start at the beginning of the second semester).

Do not pick up your visa before June if you start at the beginning of the first semester and not before November if you start at the beginning of the second semester. You have 90 days to pick it up and if you pick it up earlier, you will not get your residence permit after arrival in the Netherlands.

总之我对这段话的理解有偏差,签证发下来的时候看到日期字段才完全理解。这里我讲最终的结论。

首先,MVV 反签是 D 类单次入境签证,有效期是90天,自申领之日开始计算。第一段的意思就是,在 IND 批准(也就是 TU/e 的 MVV 批准通知邮件到来)之后,有90天的时间去申领签证(对应“enter the Netherlands”),申领发下来之后就可以入境了(然而有效期仍从申领的日期开始计算);在申领之后90天之内必须获得居留许可(对应“pick up your residence permit”),否则签证一失效,许可又没拿到,就是非法居留,将会面临永久拒签的危险。图形化的时间线见下图:

签证时间线

总之,安全的时间线就是操作日期的时间点永远在有效期结束之前。虽说学校已经启动了居留许可的申请程序,不过从去市政厅到拿到许可还有两三周的时间。所以第二段的意思也十分明显了,就是说即使 MVV 批准通知在五月份就到了,也不要在六月/十一月前领取签证,否则就是作死。合适的时间是什么时候呢?很明显,是出发(八月初)前三周左右和 MVV 批准邮件到来后的90天二者的最先的时间,条件是:户籍所在地(特别要小心毕业后的户口回迁)离使领馆所在地够近,而且各材料已经事先准备好。

我当初对这个“enter the Netherlands”理解为“入境”(实际上是“发放签证,可以随时购买机票入境”),如果我太勤奋,可能就在五月份办了。所以真是好险……

另外,预约系统是有点问题的,一个人一天只能预约一个事项。如果想同时办理文件认证和签证,预约两个就会说当天已经有重名的人来办理业务而拒绝了。解决方法是预约一个业务,但是带齐所有需要的材料,办理完一个后直接排队或取号办理下一个。我是周一(6月13日)在去办理文件认证的地铁上收到签证批准邮件的,刚好我一个文件袋内装着所有所需的材料,就一天办理了两个。开始办文件认证的时候,到的时间已经很接近预约时间了,就直接进去了。刚好一个旅游团准备来办签证,工作人员就问我是否也是办签证的,我说“我不办签证”。出了大使馆,我在周边的打印店打印了批准信后又回去了。这次因为系统的问题没预约,我和警卫&值守工作人员说明了情况后他们也让我进去了。一到柜台,当我亮出签证材料的时候,工作人员(和办文件认证时不是同一个人)说:“刚才说今天不办签证办文件认证的是不是你?”我:“我是在来的路上收到答复邮件的,所以刚才办的是文件认证,现在办的是签证。”总之气氛有点囧。文件认证周四取,签证周五取……所以我推荐如果要同时办的话,预约周二的工作时间

三、总结

说了这么多细节,这里就直接列一张概要表吧。

顺利的话,总计开销:400+150×3+190×3=1420大洋,不包括交通费等其他费用。插一句,我从北航到朝阳区的两个点(外交部、荷兰大使馆)跑这些事情,六月份主要是剩下的一份出生公证书的认证(因翻译没翻译出关键部分,被退回了)和签证,地铁开销都已经超过北京地铁的八折优惠线了,现在已经本月自动八折了。

3.1 双认证

  • 推荐开始时间:五月初
  • 所需时间:不定(公证处)+一周多一点(外事处、使领馆)
  • 所需材料:见文章第一部分表格
  • 所去地点和办理、领取相关:
    • 公证处(领取时间由公证处决定)
    • 外事处认证部门(加急则第三个工作日取,可以咨询工作人员)
    • 使领馆(周一至周五13:30-14:00取)

3.2 签证

  • 推荐开始时间:六月上旬(户口在学校而面临毕业回迁的)/七月中旬(户口所在地离使领馆较近的)
  • 所需时间:一周
  • 所需材料:见文章第二部分列表
  • 所去地点和办理、领取相关:
    • 使领馆(周五13:30-14:00取)
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